5 conseils pour mener vos réunions de façon efficace et éthique

 © sha3teely.com
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Au cours de plusieurs années d'implication dans le monde associatif, j'ai pu constater les défauts récurrents des réunions : manque de clarté dans les règles de prise de parole, dérives hors sujet et heures qui filent...

Bref, en un seul mot : la réunionite - cause majeure de démotivation et d'échecs de projets collectifs.

 

Basés sur mon expérience personnelle, voici donc 5 conseils pour mener vos réunions de façon efficace tout en appliquant l'un des principes fondamentaux de la permaculture : prendre soin de l'humain.

Le terme "réunion" étant connoté négativement pour nombre de personnes, je conseillerais d'ailleurs l'usage d'autres mots, comme "rencontre" par exemple.

1° Etablir un temps d'accueil

Si les membres du cercle ne se connaissent pas encore, prendre le temps d'un tour de parole afin que chacun puisse se présenter et exprimer ce qui l'a motivé à participer à la réunion. Ecrire vos noms sur un papier, soit fixé à un vêtement soit placé devant vous, permettra de vous familiariser bien plus vite avec l'identité de chacun.

Si les membres du cercle se connaissent, un tour de parole de "météo intérieure" est généralement utile : en un temps donné (1-2 minute) chacun pourra exprimer son actualité personnelle et son état émotionnel, s'il souhaite le partager. Ce temps honorera l'état intérieur de chacun et celui-ci étant exprimé, les membres du cercle auront pu "poser leurs valises", ce qui devrait améliorer la qualité des échanges.

 

2° Les points à l'ordre du jour : les organiser et établir le temps consacré à chacun

Après le temps d'accueil, il est temps de définir les points qui seront traités au cours de la rencontre. Bien souvent, ces points sont listés puis abordés directement tels quels. Je propose plutôt de procéder en 2 étapes :

 

A - Lister tous les points à aborder, la personne annonçant un sujet donnant le temps (5min, 15min...) qu'elle pense être nécessaire pour le traiter - mieux vaut donner trop de temps que pas assez (tout en restant raisonnable pour éviter une réunion interminable).

 

B - Une fois tous les points établis, les réordonner de façon à aborder :

  •  en 1er les points techniques (ex : quel forfait souscrire pour le téléphone de l'association ?), pouvant généralement être abordés en peu de temps et ne donnant pas lieu à des débats de fond
  • en 2ème les points liés aux tâches de chacun (déjà réalisées, en cours de réalisation ou à réaliser), c'est le temps dédié au fonctionnement pratique de votre organisation
  • en 3ème les points liés à des débats de fond (y compris concernant l'organisation), plus complexes et nécessitant plus de temps

 

3° Définir les rôles

Chacun peut volontairement adopter un rôle contribuant à la fluidité de la réunion, les rôles les plus fréquents sont :

- le scribe : chargé de noter les idées évoquées, les éléments pratiques échangés... Il pourra assurer la restitution finale (si celle-ci est prévue à la fin de la rencontre) et réaliser le compte-rendu,

- l'animateur / le facilitateur : il assure la fluidité dans la prise de parole, amène les personnes s'exprimant peu à donner leur point de vue sur le sujet abordé, rappelle les gestes de la communication non verbale (voir ci-dessous)

- le gardien du temps : il est chargé de signaler si la limite de temps donnée au sujet se rapproche ou a été atteinte - quitte à ce que les membres du cercle décident d'y consacrer un certain nombre de minutes supplémentaires si vraiment nécessaire.

 

 

Une fois les points de l'ordre du jour établis et les rôles attribués, un clap collectif peut marquer le lancement des échanges !

 

 

4° Utiliser la gestuelle de réunion

 L'utilisation de quelques gestes, dont le sens aura été rappelé au début de la réunion, fluidifie considérablement les échanges, chacun pouvant réagir aux propos échangés sans avoir à couper la parole à la personne en train de s'exprimer.

Résultat : une réunion moins bruyante, une meilleure participation des personnes n'osant pas ou peu prendre la parole, des échanges plus riches... et plus de fun !

Voici dans l'illustration ci-dessous les gestes de réunion les plus communs.

© http://wiklou.org
© http://wiklou.org

5° Clap de fin et célébration

Une fois les points abordés, il est important de marquer clairement la fin de la réunion afin de ne pas se contenter d'un délitement des échanges où les participants partent l'un après l'autre... Un clap collectif marque donc la fin des discussions et célèbre la réussite d'une réunion bien menée.

Ce qui permet aux personnes le souhaitant de partir et aux autres de continuer les échanges de façon informelle (autour d'un apéro ?).

© japanesestyle.com
© japanesestyle.com

 

Bonus : sauvés par le gong

 

L'usage d'un gong, d'un bol tibétain ou d'une cloche peut être intéressant pour marquer une pause quand les échanges deviennent un peu trop vifs ou confus.

 

Le "maître du gong", dont le rôle aura été attribué en début de réunion, sonne alors sa cloche : chacun est alors invité à faire silence et à prendre 3 bonnes respirations en pleine conscience.

Après cette courte pause, la tension est retombée et les échanges reprennent de façon plus apaisés.

 

Testé et approuvé !

Ces conseils se marient bien avec différentes méthodes de communication et de gestion de projets collectifs, que je vous invite à découvrir : Rêve du Dragon, accords toltèques, communication non violente (CNV), sociocratie...

 

Maintenant, à vous de jouer !

 

Joris Danthon,

pour Le Jardin Ressource


La permaculture humaine (gouvernance, outils d'intelligence collective...) est au menu de nos initiations à la permaculture, dont la prochaine aura lieu le weekend des 11 et 12 novembre 2017 à Nantes :

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